Job Description
- Ben jij graag het eerste aanspreekpunt binnen een organisatie? Dan kan deze functie als office assistant perfect bij jou passen.
- Als office assistant sta je mee in voor het onthaal en ben je verantwoordelijk voor het beantwoorden van vragen via telefoon en e-mail.
- Je zorgt ervoor dat leden, bezoekers en externe contacten snel en correct worden verder geholpen.
- Daarnaast ondersteun je het beheer van ledengegevens, volg je administratieve processen op en hou je belangrijke informatie overzichtelijk en actueel.
- Ook facilitaire taken behoren tot jouw verantwoordelijkheden.
- Je ondersteunt het dagelijks kantoorbeheer, bestelt benodigdheden, onderhoudt contacten met leveranciers en helpt mee om een aangename werkomgeving te garanderen.
- Verder bied je administratieve ondersteuning aan verschillende afdelingen, plan je vergaderzalen in, volg je dossiers op en spring je flexibel bij waar nodig.
- Af en toe vertegenwoordig je de organisatie tijdens evenementen en ontvang je deelnemers op een professionele en gastvrije manier.
- Dankzij jouw organisatietalent en servicegerichte aanpak loopt alles achter de schermen op wieltjes.
- Je hebt bij voorkeur een bachelor office management, communicatie of marketing op zak en je kijkt uit naar een communicatieve veelzijdig functie of gelijkwaardig door ervaring
- Als office assistant beschik je over uitstekende sociale en digitale vaardigheden en weet je professioneel in het Nederlands te communiceren, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je neemt initiatief, werkt zelfstandig en behoudt ook tijdens drukke momenten het overzicht.
- Je kiest bewust voor een 4/5de functie
- Verder ben je sterk in plannen en organiseren en kun je prioriteiten stellen wanneer meerdere opdrachten tegelijk aandacht vragen.
- Ervaring met Microsoft Office, waaronder Word, Excel en Outlook, is belangrijk.
- Heb je daarnaast al gewerkt met een CRM-systeem of andere administratieve software? Dan is dat zeker een extra troef.
- We waarderen een klantgerichte en commerciële mindset, waarbij je kansen ziet om mensen optimaal verder te helpen.
- Je bent bereid om eveneens 1 keer per maand het onthaal te doen op events (soms ook ’s avonds)
- Ervaring binnen klantenservice, administratie of ledenbeheer is mooi meegenomen, maar motivatie, leergierigheid en een positieve houding vinden we minstens even belangrijk.