Job Description
Wil je 4/5 werken en elke dag een afwisselende combinatie van onthaal, administratie en organisatie opnemen? In deze functie ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en collega's en zorg je achter de schermen dat praktische zaken vlot geregeld zijn. Je werkt zelfstandig, hebt een brede verantwoordelijkheid en bent op vrijdag thuis.
Jouw functie
Als onthaalmedewerker ben je een belangrijk aanspreekpunt binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat bezoekers zich welkom voelen, telefoons correct worden behandeld en praktische zaken achter de schermen geregeld zijn.
Onthaal en communicatie
- Je ontvangt bezoekers en begeleidt hen naar de juiste persoon of afdeling
- Je beantwoordt inkomende telefoons en verbindt correct door in het Nederlands, Frans en Engels
- Je verwerkt de inkomende en uitgaande post
- Je zorgt ervoor dat bezoekers, klanten en collega's zich welkom voelen
- Je behandelt vertrouwelijke informatie op een discrete en professionele manier
Organisatie en administratie
Daarnaast zorg je ervoor dat verschillende praktische zaken geregeld zijn. Denk bijvoorbeeld aan:
- Agenda's beheren en afspraken opvolgen
- Bestellingen plaatsen
- Documenten opmaken
- Zalen reserveren voor opleidingen en vergaderingen
- Catering, zoals broodjes, voorzien voor opleidingen of vergaderingen
- Praktische organisatie van interne evenementen, zoals een nieuwjaarsreceptie
- Vliegtickets regelen voor buitenlandse zakenreizen
- Waar nodig administratieve ondersteuning bieden aan andere diensten
Je krijgt dus heel wat verschillende zaken op je bord. Jij houdt het overzicht, volgt acties op en zorgt ervoor dat praktische zaken geregeld zijn zonder dat anderen zich daar nog zorgen over hoeven te maken.
Wat breng je mee?
Dit is belangrijk
- Je hebt minstens 2 jaar ervaring in een onthaal-, receptie- of vergelijkbare functie
- Je spreekt en schrijft vlot Nederlands, Frans en Engels
- Je kunt vlot werken met MS Office, waaronder Word, Excel en Outlook
- Je hebt ervaring met of kunt vlot overweg met PowerPoint en SharePoint
- Je kunt zelfstandig plannen en verschillende taken tegelijk opvolgen
- Je neemt zaken uit eigen beweging vast en wacht niet altijd tot iemand je vertelt wat er moet gebeuren
- Je hebt een professionele en mature werkhouding
- Je kunt discreet omgaan met vertrouwelijke informatie
Een pluspunt
- Een bachelordiploma is mooi meegenomen, maar niet noodzakelijk. We zoeken vooral iemand met bachelordenkniveau
- Ervaring met het organiseren van interne evenementen, opleidingen of vergaderingen is een plus