Job Description
Company Overview
INOVSHOP Group specializes in retail solutions, consumer experiences, and digital signage. Our expertise spans PLV (Point of Sale Advertising) standard and custom displays, security merchandising, store layout, dynamic signage, installation, and connected merchandising. We are dedicated to creating engaging customer environments through innovative visual and digital solutions.
À propos du poste
L'Assistant administratif et comptable assure le traitement et le suivi des opérations administratives et comptables courantes, notamment la saisie des écritures comptables et la gestion des notes de frais. Il contribue à la fiabilité des données, au respect des procédures internes et à la bonne circulation des informations entre les équipes et le service comptable. Il utilise le logiciel Sage et les outils bureautiques nécessaires à ses missions.
Responsabilités
SAISIE ET SUIVI COMPTABLE
* Saisir les écritures comptables courantes dans Sage, dans le respect des procédures internes.
* Contrôler la cohérence et l'exhaustivité des pièces justificatives avant saisie.
* Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents comptables.
* Participer au rapprochement et au contrôle des informations comptables selon les besoins du service.
* Signaler les écarts, anomalies ou pièces manquantes à son responsable.
GESTION DES NOTES DE FRAIS
* Collecter et vérifier les notes de frais et leurs justificatifs.
* Contrôler la conformité des dépenses avec les règles et procédures internes.
* Saisir ou intégrer les notes de frais dans les outils prévus et assurer leur suivi.
* Relancer les collaborateurs en cas de justificatif manquant ou d'information incomplète.
* Transmettre les éléments validés pour traitement et remboursement selon le circuit interne.
ASSISTANCE ADMINISTRATIVE
* Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et comptables.
* Mettre à jour les tableaux de suivi et les fichiers de gestion.
* Répondre aux demandes courantes et orienter les sollicitations vers les interlocuteurs concernés.
* Participer à l'amélioration et à la bonne application des procédures administratives.
COORDINATION ET FIABILITÉ DES DONNÉES
* Échanger avec les équipes internes pour obtenir les informations et justificatifs nécessaires.
* Respecter les échéances et les règles de confidentialité applicables aux données traitées.
* Alerter sa hiérarchie en cas de retard, d'anomalie ou de difficulté de traitement.
* Saisie des écritures comptables courantes dans Sage.
* Vérification des pièces justificatives et contrôle de cohérence.
* Collecte, contrôle et suivi des notes de frais.
* Relance des collaborateurs pour les justificatifs manquants.
* Classement et archivage des documents administratifs et comptables.
* Mise à jour des tableaux de suivi.
* Suivi des anomalies et transmission des informations au responsable.
* Contribution au respect des procédures et des échéances comptables.
Profil recherché
* Formation Bac +3 en gestion, administration, commerce ou comptabilité.
* Expérience professionnelle d'au moins 2 ans en administration des ventes (ADV) ou dans un poste administratif similaire.
* Maîtrise d'un ERP (SAP, Sage, Cegid ou équivalent) pour la gestion des commandes et la facturation.
* Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Excel, Word et PowerPoint.
* Connaissance des règles de facturation, des conditions générales de vente et des délais légaux de paiement (LME).
* Connaissance des opérations internationales : TVA intracommunautaire, Incoterms et documents d'exportation.
* Connaissance des procédures de gestion des litiges et du processus Procure-to-Pay.
* Bonne maîtrise de l'anglais professionnel, à l'écrit comme à l'oral, pour les échanges avec les entités et clients internationaux.
* Excellentes capacités d'organisation, de gestion des priorités et de suivi administratif.
* Rigueur, réactivité, autonomie, sens du détail et esprit d'équipe.
* Capacité à communiquer efficacement avec les équipes commerciales, projets, logistique et comptabilité.
Join us to contribute to innovative retail projects while developing your skills in administration and accounting! We value energetic professionals eager to make a positive impact through precision and dedication.
Rémunération : 2 000,00€ à 2 800,00€ par mois
Avantages :
* Prise en charge du transport quotidien
* RTT
Lieu du poste : En présentiel
